Beiträge

Papierpflicht trotz Digitalisierung – Diese Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren

Auch im digitalen Zeitalter bleiben viele Dokumente für Unternehmen papierpflichtig. Erfahren Sie, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, wie lange die Fristen gelten und welche Schutzmaßnahmen sinnvoll sind.

Trotz des digitalen Fortschritts bleibt die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente bestehen. Besonders für buchführungspflichtige Unternehmen wie Kapital- und Personengesellschaften sind die Vorgaben klar definiert: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege müssen archiviert werden. Auch Geschäftsbriefe wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen, ob versendet oder empfangen, unterliegen der Archivierungspflicht. Je nach Branche und Unternehmensart können weitere Dokumente hinzukommen.

Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach der Dokumentenart:

  • 10 Jahre: Handelsbücher, Arbeitsanweisungen, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen
  • 8 Jahre: Buchungsbelege
  • 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere steuerrelevante Unterlagen

Diese Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde, und enden entsprechend nach sechs, acht oder zehn Jahren. Verträge bilden eine Ausnahme: Hier startet die Frist erst nach Vertragsende.

Besondere Vorsicht ist bei Originalen geboten, etwa bei Jahresabschlüssen und amtlichen Urkunden. Diese müssen vor Feuchtigkeit und Feuer geschützt aufbewahrt werden. Für andere Dokumente wie Handelsbriefe und Rechnungen genügt eine digitale Kopie, sofern diese das Original exakt wiedergibt. Für Buchungsbelege reicht eine inhaltliche, aber unveränderte digitale Speicherung aus.

Ein Verlust wichtiger Unterlagen kann jedoch erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Gerichts- und Anwaltskosten können sich schnell summieren, wenn Dokumente im Streitfall fehlen. Hier kann eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung Schutz bieten und bei juristischen Auseinandersetzungen finanziell unterstützen. Zusätzlich gibt es oft die Möglichkeit, über Anwaltshotlines juristische Beratung zu erhalten – auch bei nicht versicherten Themen.

/von

Versicherungsunterlagen – Nicht zu schnell entsorgen!

Wer eine Versicherung abschließt, bekommt oft zum Versicherungsschutz noch jede Menge Papier. Was aber ist wie lange aufzuheben? Hierüber informiert die Verbraucherseite des Gesamtverbands der Versicherungswirtschaft (GDV).

Am wichtigsten ist die Police bzw. der Versicherungsschein

Am wichtigsten von allen Versicherungsunterlagen ist die Police bzw. – synonym – der Versicherungsschein. Denn dieses Papier begründet den Anspruch auf die Versicherungsleistung. Deswegen sollte die Police mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufbewahrt werden.

Aber auch nach Ablaufen der Vertrags sollte man nicht zu vorschnell mit dem Schredder sein – selbst dann nicht, wenn eine Leistung nach Ablauf des Vertrags ausgezahlt wurde (wie zum Beispiel bei manchen Lebensversicherungen).

Versicherungsschein: Erst nach Vertragsende und Verjährungsfrist entsorgen

Denn maßgebend sind die zivilrechtlichen Verjährungsfristen. Könnte es doch sein, dass auch nach Bezug der Leistung ein Anspruch beweisen werden muss. Gemäß Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) liegt die allgemeine Verjährungsfrist bei drei Jahren.

Hinzu kommt, dass Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen auch steuer- und erbrechtlich von Belang sein können. Auch dann ist auf der sicheren Seite, wer die Unterlagen noch nicht geschreddert hat.

Was tun bei verlorenem Versicherungsschein?

Was aber ist zu tun, wenn man den Versicherungsschein noch vor Vertragsende verloren hat? Dann sollte man die Versicherung oder den Berater kontaktieren, und zwar unverzüglich nach Bemerken des Verlusts.

Die Versicherung stellt daraufhin einen Ersatzversicherungsschein aus. Hierbei können dem Kunden Kosten entstehen. Diese aber sind das kleinere Übel gegenüber dem Verlust.

Auch andere Unterlagen müssen aufbewahrt werden

Doch auch andere Unterlagen sollte man aufheben, um den Anspruch auf eine Schadenleistung zu begründen. Das trifft zum Beispiel bei einer Hausratversicherung zu: Oft ist es schwer, den Wert zerstörter oder gestohlener Gegenstände nachzuweisen. Leichter hat es ein Versicherungsnehmer, wenn er die Kaufbelege der Einrichtung aufgehoben hat. Zusätzlich wird empfohlen, wertvolle Einrichtungsgegenstände zu fotografieren.

Zu bedenken ist auch: Einige Beiträge, wie zum Beispiel für die Haftpflicht, können steuerlich geltend gemacht werden. Aus diesem Grund kann auch das Aufheben von Zahlungsbelegen lohnen. Wer mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Versicherungsunterlagen und weiteren Unterlagen wissen will, sollte sich an eine Expertin oder einen Experten wenden.

/von